Załącznik do Zarządzenia 6/2014
Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 8
im. Bolesława Chrobrego
w Orzeszu-Mościskach

Regulamin udzielania zamówień publicznych do kwoty 30 000 euro
w Szkole Podstawowej nr 8 w Orzeszu-Mościskach
z dnia 16.04.2014r.

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
2. Ustawa o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z 2005 r.).

§ 1
Przepisy ogólne

1. Przedmiotem zamawiającym w rozumieniu Ustawy Prawo zamówień publicznych jest Szkoła Podstawowa nr 8 w Orzeszu – Mościskach reprezentowana przez Dyrektora szkoły.
2. Posiadane środki, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, powinny być wydatkowane w sposób oszczędny i celowy, zgodnie z zasadą osiągnięcia najlepszych efektów z danych nakładów.
3. Za organizację, wdrożenie i nadzór nad prawidłowym stosowaniem w szkole Podstawowej nr 8 przepisów dotyczących zamówień publicznych odpowiada dyrektor, współpracując z sekretarzem szkoły, intendentką i główną księgową.

§ 2
Postępowanie o udzielanie zamówień publicznych o wartości szacunkowej
do 30 000 €

1. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 30 000 €, zgodnie z zatwierdzonym projektem budżetu na dany rok kalendarzowy, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem, z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych (art.4 pkt 8).
2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia należy przestrzegać zapisów zawartych w ustawie PZP.

§ 3
Procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości do 30 000 €

1. Ustala się następujące sposoby przeprowadzania rozeznania rynku i dokumentowania wyboru najkorzystniejszej oferty w zależności od szacunkowej wartości zamówienia:
a) Udzielanie zamówień o wartości szacunkowej (netto) nie przekraczającej równowartości w złotych kwoty 3000 euro:
- dla udzielania zamówień o wartości szacunkowej (netto) nie przekraczającej równowartości w złotych kwoty 3000 euro można nie stosować niniejszych „Zasad wydatkowania środków finansowych obowiązujących w Gminie Orzesze dola zamówienia (zadań), do których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy”.
- zamówienie na dostawy, usługi i roboty budowlane których wartość (netto) nie przekracza kwoty w złotych 3000 euro mogą być udzielone na podstawie umowy lub pisemnego zamówienia.
W powyższym przypadku wystarczy uzyskanie jednej oferty od wykonawcy świadczącego usługę lub wykonującego roboty budowlane.
b) Udzielanie zamówień o wartości szacunkowej (netto) przekraczającej kwotę 3000 euro, a nie przekraczających równowartości w złotych kwoty 8000 euro:
- osoba przygotowująca udzielenie zamówienia (zadania) zobowiązana jest przeprowadzić telefoniczne rozeznanie cenowe (z taką liczbą wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, tj. co najmniej z dwoma wykonawcami),
- z przeprowadzonego rozeznania cenowego sporządza się notatkę służbową,
- zamówienie udziela się wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejsza ceną na warunkach określonych przez zamawiającego,
- sporządzona dokumentacja dołączona jest do właściwych akt sprawy, gdzie jest przechowywana,
- dla udzielenia zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość (netto) obejmuje kwotę w przedziale 3.000 – 8.000 euro wymagane jest zawarcie umowy lub udzielenie zamówienia na piśmie,
- zawarcie umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
c) Udzielanie zamówień o wartości szacunkowej w przedziale kwot 8.000 euro – 20 000 euro:
- osoba przygotowująca udzielenie zamówienia (zadania) przeprowadza pisemne rozeznanie cenowe/ofertowe zapraszając do składnia ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty tj. co najmniej trzech wykonawców. Wraz z zaproszeniem do składnia ofert przekazywany jest opis przedmiotu zamówienia oraz wzór propozycji cenowej (ofertowej).
- przekazanie zaproszenia do złożenia propozycji cenowej składanej przez wykonawców może nastąpić tylko w formie pisemnej, faxem lub drogą elektroniczną,
- zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę,
- z czynności dot. wyboru wykonawcy sporządzana jest dokumentacja (protokół wyboru oferty),
- po zakończeniu postępowania komplet dokumentacji dołączony jest do właściwych akt sprawy, gdzie jest przechowywany,
- dla udzielenia zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane których wartość (netto) obejmuje kwotę 8.000 – 20.000 euro wymagane jest zawarcie umowy w formie pisemnej oraz udzielenie zamówienia pisemnego,
- zawarcie umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności,
- w przypadku braku złożonych propozycji cenowych w przeprowadzanych w oparciu o niniejsze zasady postępowaniach, postępowanie przeprowadza się ponownie wybierając innych wykonawców,
- dopuszcza się przeprowadzenie dodatkowych negocjacji z wybranym przez zamawiającego wykonawcą. Z negocjacji spisuje się stosowny protokół.
2. Notatka służbowa zawiera minimum:
a) znak sprawy wynikający z prowadzonego Rejestru Zamówień (zamówień udzielonych w przedziale 20 000 euro – 30 000 euro)
b) opis przedmiotu zamówienia,
c) termin realizacji / wykonania zamówienia,
d) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub przedłożonego kosztorysu,
e) nazwę i adres wykonawców,
f) proponowaną cenę oraz inne kryteria wyboru oferty,
g) datę uzyskania informacji.

§ 4
Postanowienia końcowe

1. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania powołuje się osoby pracujące na następujących stanowiskach: intendentka i sekretarki.
2. Do zadań intendenta należy w szczególności:
• Gromadzenie dokumentacji z zakresu wydatkowania środków dotyczących żywienia
• Określenie przedmiotu zamówienia
• Ustalenie wartości zamówienia
• Ustalenie trybu udzielenia zamówienia w oparciu o stan faktyczny i okoliczności towarzyszące udzielaniu tego zamówienia
• Sporządzenie projektów pism do wykonawców (odpowiedzi, wyjaśnienia, modyfikacje)
• Prowadzenie negocjacji z wykonawcami w sytuacjach i trybach dopuszczonych ustawą
• Dokonywanie czynności związanych z rozeznaniem cen wymaganych do zakupu materiałów potrzebnych do realizacji usług
• Ustalenie kryteriów dokonania wyboru wykonawcy
• Występowanie do wykonawców z prośbą o wyjaśnienia, oferty dodatkowe lub uzupełnienie dokumentów w postepowaniu
• Wskazanie oferty najkorzystniejszej
• Sporządzenie projektu umowy w porozumieniu z radcą prawnym
• Wykonanie innych czynności powierzonych przez dyrektora szkoły
3. Do zadań sekretarki należy w szczególności:
• Gromadzenie dokumentów dotyczących rozeznania cenowego materiałów biurowych, materiałów dydaktycznych,
• Określenie przedmiotu zamówienia,
• Ustalenie trybu udzielenia zamówienia w oparciu o stan faktyczny i okoliczności towarzyszące udzieleniu tego zamówienia,
• Sporządzenie projektów pism do wykonawców (odpowiedzi, wyjaśnienia, modyfikacje)
• Prowadzenie negocjacji z wykonawcami w sytuacjach i trybach dopuszczonych ustawą
• Dokonywanie czynności związanych z rozeznaniem cen wymaganych do zakupu materiałów potrzebnych do realizacji usług,
• Ustalenie kryteriów dokonania wyboru wykonawcy,
• Występowanie do wykonawców z prośbą o wyjaśnienia, oferty dodatkowe lub uzupełnienie dokumentów w postępowaniu,
• Wskazanie oferty najkorzystniejszej,
• Sporządzenie projektu umowy w porozumieniu z radcą prawnym,
• Wykonanie innych czynności powierzonych przez Dyrektora szkoły
• Realizacja usług niezbędnych do funkcjonowania placówki, tj.:
- utrzymanie budynku (np. wydatki inwestycyjne, remonty, prace konserwacyjne, wydatki na zakup energii elektrycznej, zakup opału),
- zakup środków czystości,
- zakup materiałów biurowych i piśmienniczych (np. papier do ksero, tonery do drukarek),
- zakup pomocy naukowych i dydaktycznych,
- zakup wyposażenia i sprzętu (np. komputerowego)
- zakup usług (np. pocztowych, kominiarskich, BHP i P. POŻ.),
- obsługa bankowa placówki,
- zakup usług z zakresu medycyny pracy,
- zakup usług z zakresu świadczenia usług laryngologicznych,
- zakup usług z zakresu wywozu nieczystości stałych.
4. Osoba prowadząca postępowanie sporządza wymagane prawem protokoły, notatki służbowe itp.
5. Umowy zawiera i faktury potwierdza Dyrektor szkoły.
6. Dokumentacja z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego jest przechowywana pod fakturą stanowiącą podstawę dokonania płatności.
7. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszego regulaminu pełni Dyrektor szkoły.
8. W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem mają zastosowanie przepisy ustawy Kodeks Cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa.
9. Dla potrzeb identyfikacji zamówień prowadzony jest Rejestr Zamówień Publicznych.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 16.04.2014r.